Wat destijds begon als een clubje onder vrienden is intussen uitgegroeid tot een grote dynamische club waar iedereen welkom is. Samen genieten van wagens in toffe sfeer is daarbij het doel, en dit door o.a. deel te nemen aan verschillende activiteiten. Bij dergelijke organisatie horen dan ook goede afspraken.

Hieronder vind je:

  • Het intern clubreglement – update 10 januari 2021
  • De privacyverklaring – update 30 maart 2021
  • Het specifiek reglement deelnemers Cars ‘N Coffee – update 21 augustus 2021

Ieder lid en zijn gezin verklaren zich bij de inschrijving van elk seizoen akkoord met het intern clubreglement en privacyverklaring. Door betaling van het vastgestelde lidgeld, verklaart men zich automatisch akkoord met het intern reglement en privacyverklaring, en is men officieel lid bij BEHVA.

Door deelname aan het evenement Cars ‘N Coffee gaat elke deelnemer bij het betreden van het evenemententerrein akkoord met de inhoud van het reglement deelnemers.

INTERN CLUBREGLEMENT.

Indien men zich lid maakt van de club of inschrijft voor deelname aan een evenement is het aanvinken van de mogelijkheid, waarbij men zich uitdrukkelijk akkoord verklaart met dit clubreglement, een noodzakelijke voorwaarde om lid te kunnen worden of  zich in te schrijven voor het evenement. Op dat moment verklaar je hierbij de volgende voorschriften en reglementen te aanvaarden:

De jaarlijkse ledenbijdrage bedraagt € 75,- per persoon. Men is pas lid van de Retro Car Club na het betalen van het jaarlijks lidgeld. Het lidgeld of een deel daarvan wordt onder geen beding terug gestort. Het lidgeld kan enkel gestort worden op rekeningnummer BE71 9731 4763 7569.

Enkel leden van Retro Car Club en hun gezin kunnen deelnemen aan private evenementen. Het volstaat dat 1 gezinslid lid is van de club om met het volledige gezin te kunnen deelnemen aan private evenementen.

Beëindiging van het lidmaatschap gaat in wanneer het lid niet tijdig zijn bijdrage (lidgeld) vernieuwt. De “verwijltermijn” wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur.

Leden dienen adreswijzigingen, gewijzigde telefoonnummers en e-mailadressen, zo snel mogelijk te bezorgen aan het bestuur zodat we de leden kunnen blijven contacteren en informeren over onze activiteiten.

De inschrijving bij de Belgian Historic Vehicule Association (BEHVA) gebeurt op naam van het ingeschreven lid bij Retro Car Club.

De club maakt geen onderscheid tussen oldtimer (meer dan 30 jaar oud) of classic cars (meer dan 15 jaar oud). Elk voertuig moet reglementair zijn, zoals reglementaire nummerplaat, geldige verzekering en keuring.

Elk lid is persoonlijk verantwoordelijk voor de schade die hij zou kunnen veroorzaken tijdens de activiteiten van de club. De club is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en of schade aangericht door de leden.

Als deelnemer aan een rondrit verklaar ik hierbij de volgende voorschriften en reglementen te aanvaarden:

  1. Ik erken op de hoogte te zijn van het feit dat de verkeersregels geldend op de openbare weg onverminderd van toepassing blijven op dit evenement en me daaraan te houden. De organisatie behoudt zich het recht voor een deelnemer uit te sluiten indien hij zich niet aan de wegcode houdt.
  2. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement geldig in het verkeer is ingeschreven en beschikt over een conform kentekenbewijs.
  3. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement verzekerd is voor Burgerlijke Aansprakelijkheid bij een verzekeringsmaatschappij erkend in de Europese Gemeenschap en beschikt over een groene internationale motorrijtuigverzekeringskaart die geldig is op het moment van deelname aan een event. Ik ben er mij van bewust dat er een Europees aanrijdingsformulier in de wagen aanwezig moet zijn.
  4. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement beschikt over een autokeuringsbewijs (oldtimerkeuring of gewone keuring geldig op het moment van deelname aan een event.)
  5. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement conform de wegcode is uitgerust met een gevarendriehoek, verbandskist, niet vervallen brandblusser en 2 reflecterende veiligheidsvestjes.
  6. Ik erken dat alcohol en drugs ten strengste verboden zijn.
  7. Ik erken en aanvaard dat de organisatoren van het evenement niet verantwoordelijk zijn voor gebeurlijke schade toegebracht aan wagens of schade toegebracht aan derden, noch voor verlies of diefstal.
  8. Ik erken en aanvaard dat de organisatoren van de omloop niet verantwoordelijk zijn voor verlies of diefstal van persoonlijke goederen of voorwerpen, ook niet indien deze voorwerpen zich in de geparkeerde wagens bevinden, of voor schade aan kledij, sierraden en/of uurwerken veroorzaakt tijdens en/of naar aanleiding van deelname aan het evenement.
  9. Ik erken en aanvaard dat de organisatoren van het evenement niet verantwoordelijk zijn voor gebeurlijke letsels en/of verwondingen.
  10. Ik erken en aanvaard dat stuurfouten en rijfouten of het niet opvolgen van de instructies niet verhaald kunnen worden op de verantwoordelijken of op de organisatoren van het evenement. Zij zijn dus ook niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele letsels en verwondingen.
  11. Ik erken en aanvaard dat personen die zich niet aan de veiligheidsvoorschriften houden van de omloop kunnen verwijderd worden.
  12. Ik zal aan het evenement deelnemen met voorzichtigheid en zal in geen geval een andere deelnemer, de organisatoren of zijn medewerkers aansprakelijk stellen voor die schade.
  13. Ik erken het reglement te kennen, goed te keuren en te zullen respecteren.

PRIVACYVERKLARING.

Algemeen

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. We houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Indien men zich lid maakt van de club of inschrijft voor deelname aan een evenement is het aanvinken van de mogelijkheid, waarbij men zich uitdrukkelijk akkoord verklaart met deze privacyverklaring, een noodzakelijke voorwaarde om lid te kunnen worden. Wanneer je jouw persoonsgegevens overmaakt aan Retro Car Club VZW, verklaar je je uitdrukkelijk akkoord dat deze zullen worden opgeslagen en verwerkt in de databanken van de club en er eventueel gebruik van kunnen maken, conform de hieronder opgenomen voorwaarden. Retro Car Club VZW is verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voorwerp

Om lid te worden van Retro Car Club of deel te nemen aan één van haar activiteiten ben je verplicht om volgende persoonsgegevens correct en volledig in te vullen en door te sturen:

  • jouw eigen familienaam en voornaam (geen bijnamen of aliassen)
  • je geboortedatum
  • je adres van jouw woonplaats
  • je e-mailadres
  • je gsm- of telefoonnummer
  • info van je wagen, meer bepaald merk, type en bouwjaar.

Jouw Persoonsgegevens worden nuttig gebruikt:

  • In geval aansluiting als lid: De leden database van de club
    • Steeds ingevuld:
      • Je naam en voornaam;
      • Je adres;
      • Je geboortedatum;
      • Je telefoonnummer;
      • Je e-mailadres;
      • Je BEHVA-aansluitingsnummer;
      • Datum van betaling van de ledenbijdrage.
  • In geval inschrijving voor een activiteit: De database inschrijvingen van het evenement
    • Steeds ingevuld:
      • Je naam en voornaam;
      • Je telefoonnummer;
      • Je e-mailadres;
      • info van de deelnemende wagen (merk, type en bouwjaar);
      • Datum van betaling van het inschrijvingsgeld.

Doel

De Persoonsgegevens die je aan Retro Car Club VZW meedeelt bij registratie of inschrijving, zullen door de club enkel worden verwerkt om:

  • Indien je hiertoe voorafgaand toestemming hebt gegeven bij aansluiting of inschrijving, je te informeren over allerhande nieuwe diensten van de club, onder andere door je periodiek nieuwsbrieven of andere berichten via e-mail of SMS-bericht toe te zenden die je zouden kunnen interesseren; de club verbindt er zich toe om de communicatie te beperken tot wat noodzakelijk is om je te informeren over haar diensten.
  • De gegevens die je aan ons geeft zullen wij enkel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hierboven beschreven doeleinden. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Als we gegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Daarbuiten geven we in geen enkel geval je Persoonsgegevens door aan derden, tenzij:

  • je daar zelf voorafgaand uitdrukkelijk toestemming voor geeft (bijvoorbeeld voor de aansluiting bij BEHVA); of
  • indien de club daartoe verplicht wordt door een gerechtelijke of administratieve instantie.

Bovendien kan je je op gelijk welk moment verzetten tegen de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door je uit te schrijven een e-mailbericht via het algemeen e-mailadres van club info@retrocarclub.be. Je hebt steeds het recht om jouw persoonsgegevens te raadplegen en deze indien nodig aan te passen. Het spreekt voor zich dat je ook steeds de mogelijkheid hebt om je registratie op te zeggen indien je dit wenst. Bijgevolg zal je dan niet langer elektronische nieuwsbrieven of mededelingen toegestuurd krijgen van Retro Car Club VZW.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij jou hierover direct contact met ons op te nemen via info@retrocarclub.be. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Bewaring van je Persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden door Retro Car Club VZW bewaard en in dit verband besteedt de club hieraan dezelfde zorg als aan de bewaring van haar eigen vertrouwelijke informatie. De club bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden. Jouw persoonsgegevens zijn niet toegankelijk voor niet-geautoriseerde derden en/of voor leden van de club die daartoe niet zijn geautoriseerd, waardoor door deze personen geen enkel gebruik van jouw persoonsgegevens kan worden gemaakt. Het aantal medewerkers van de club dat over toegang tot jouw persoonsgegevens beschikt, wordt bovendien tot een absoluut minimum beperkt. Bovendien zullen deze medewerkers enkel gebruik maken van jouw persoonsgegevens overeenkomstig de bovenvermelde doelstellingen. Op die manier beschikt het Departement over een strikt beveiligingsbeleid dat toelaat om een ongeoorloofde toegang tot en misbruik van jouw persoonsgegevens te vermijden.

Gebruik van cookies

Via cookies houdt de website informatie bij over bezoekers. Dit gebeurt om betrouwbare ​​statistieken te kunnen opmaken en om het ​​functioneren en de ​​reactiesnelheid van de website te verbeteren. Als je het gebruik van cookies uitschakelt in je browser, kan de website je geen correcte werking garanderen. Als je cookies wenst te blokkeren, kun je dat voor de door jou gebruikte browser doen.

Wijzigingen in het clubreglement en de privacyverklaring

De club behoudt zich het recht voor om van tijd tot tijd het clubreglement en de privacyverklaring aan te passen of bij te werken. In dit geval zal de club hiervan op de hoogte stellen door een duidelijk zichtbare kennisgeving op de website. Het is jouw verantwoordelijkheid om op regelmatige basis te controleren of je op de hoogte bent van de laatste versie van het clubreglement en de privacyverklaring. Indien je verder gebruikt van de diensten van de club na datum van een wijziging, gaat de club ervan uit dat je kennis hebt genomen van het gewijzigde reglement en de gewijzigde privacyverklaring en dat je uitdrukkelijk instemt met de bepalingen die erin zijn opgenomen.

REGLEMENT DEELNEMERS CARS ‘N COFFEE.

Artikel 1: Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op eenieder die met een voertuig aan het evenement Cars ‘N Coffee deelneemt. Dit is een organisatie van de vzw Retro Car Club (maatsch. zetel: Daal 19 – 9450 Denderhoutem) in samenwerking met de gemeente Haaltert. De contactpersoon is de voorzitter van de vzw Retro Car Club, dhr. Gino De Vos, Terwarentstraat 7, 9451 Kerksken, gino@retrocarclub.be, www.retrocarclub.be, gsm 0475 38 26 89. Locatie evenement: Nieuwstraat – 9450 Denderhoutem. Duur evenement: 09.00u tot 18.00u

Elke deelnemer ontvangt bij het betreden van het evenement een papieren exemplaar van dit reglement. Deelnemers die zich vooraf via de website hebben ingeschreven, hebben dit bovendien reeds een eerste maal ontvangen via het e-mailadres dat zij daarbij opgaven.

Door deelname gaat de deelnemer bij het betreden van het evenemententerrein akkoord met de inhoud van dit reglement. De organisatie van de Cars ‘N Coffee (verder ‘de organisatie’ genoemd) verwacht dat elke deelnemer dit reglement respecteert. Bij niet-naleving neemt de organisatie passende maatregelen. Deze kunnen gaan tot het onmiddellijk weren van de deelnemer of tot het uitsluiten van een deelname in de toekomst.

Dit reglement is deelbaar. De nietigheid of de niet-afdwingbaarheid, om gelijk welke reden, van een deel van dit reglement, zal geen invloed hebben op de geldigheid en afdwingbaarheid van de resterende bepalingen van dit reglement. 

Dit reglement wordt beheerst door Belgisch recht. Bij geschillen zijn de rechtbanken gelegen binnen het arrondissement bevoegd.

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisatie. Deze beslissingen zijn bindend.

In geval van calamiteiten (ongeval, brand, vernieling, etc.) of andere dringende zaken kunt u de organisatie bereiken op 0496 121518.

Artikel 2: Deelnemingsvoorwaarden

Bij deelname verklaart de deelnemer te beschikken over:

  • Een geldig rijbewijs
  • Een geldig keuringsbewijs van het deelnemende voertuig
  • Een geldige autoverzekering voor het deelnemende voertuig

Artikel 3: Verplichtingen van de deelnemer

Cars ‘N Coffee is een statisch auto-evenement. Dit houdt dus in dat je motor niet draait en je geen muziek afspeelt. De sleutels mogen zich bovendien niet in het voertuig bevinden, om onvrijwillig starten te voorkomen.

De geldende verkeersregels blijven van toepassing. Burnouts, donuts of andere vormen van gevaarlijk of hinderlijk rijgedrag zijn op het terrein ten strengste verboden net als gevaarlijk rijgedrag. Elke deelnemer wordt geacht te handelen conform verkeersregels van de Belgische Wegcode volgens het Koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.

De maximumsnelheid op het terrein is 10 km/u. Rijden met- of onder invloed van alcohol wordt niet getolereerd. Bestuurders die zich schuldig maken aan roekeloos of onverantwoord rijgedrag worden door de organisatie van het evenement verwijderd.

Elke deelnemer verklaart dat het voertuig waarmee wordt deelgenomen conform is met de regelgeving van het Koninklijk besluit van 15 maart 1968 houdende algemeen reglement op de technische eisen waaraan de auto’s, hun aanhangwagens en hun veiligheidstoebehoren moeten voldoen. Elke deelnemer verklaart dat het voertuig waarmee wordt deelgenomen beschikt over een geldig brandblusapparaat.

Andere voertuigen dan deelnemende voertuigen die deel uitmaken van de meeting zijn niet toegestaan op het evenementen terrein m.u.v. voertuigen van de organisatie.

Deelnemers parkeren op een plaats op aanwijzing van de vrijwilligers en volgen instructies van de verkeersregelaars op. Parkeren is alleen toegestaan op de aangegeven plaatsen. Fout parkeerders worden weggesleept. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aangericht aan uw auto door het wegslepen.

Deelnemers hebben respect voor elkaar. We houden van de fijne sfeer die de Cars ‘N Coffee typeert. Vind je een andere auto niet zo mooi, breng het dan genuanceerd.

Alcohol wordt niet verstrekt aan personen onder de 18 jaar. Zowel softdrugs als harddrugs zijn verboden. Bij constatering van gebruik en/of in bezit hebben van soft- / harddrugs of het verhandelen van soft-/harddrugs zal u worden overgedragen aan de politie.

Roken is verboden in de feesttenten op het evenementen terrein.

Huisdieren zijn toegelaten maar dienen altijd aangelijnd te zijn en op de hondenweide van de gemeente te worden uitgelaten.

De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade in welke vorm aan een voertuig ook. Bezoek aan het evenement is geheel op eigen risico. Elke eigenaar, deelnemer staat zelf in voor het toezicht op zijn voertuig en verklaart door zijn deelname de verantwoordelijkheid op zich te nemen in geval van diefstal, verlies van materialen, gevolgen van weersomstandigheden, beschadiging of ander incidenten van gelijk welke aard. De organisatie is ook niet verantwoordelijk voor de gedragingen van bezoekers en de eventuele gevolgen daarvan. De deelnemer vrijwaart de organisatie tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe dan ook genaamd, veroorzaakt door de deelnemer zelf of diens gezellen.

Wanneer een verzekeraar een schade weigert uit te keren die door de deelnemer tijdens het evenement is opgelopen kan de organisatie hiervoor nimmer aansprakelijk worden gesteld.

De organisatie voorziet geen pechverhelping tijdens deze meeting. Het is daarom aangeraden om zelf aangesloten te zijn bij een pechverhelpingsdienst.

De organisatie behoudt zich het recht voor bezoekers de toegang te weigeren. Bij ernstige misdragingen of asociaal gedrag ziet de organisatie zich genoodzaakt de politie in te schakelen en persoonlijke- en/of voertuiggegevens aan de politie door te geven.

Artikel 4: Milieurichtlijnen

De organisatie besteedt veel aandacht aan het milieu.

Laten we het netjes houden. Gooi afval in de daarvoor bestemde afvalcontainers aan een afvaleiland: een blauwe voor PMD en een zwarte voor restfractie. Aan de eetstanden zijn tevens afvalbakken ter beschikking. Eventueel glasafval gooi je niet in deze zakken maar bezorg je (terug) aan een eet- of drankstand.

Mensen die met opzet de terreinen en/of materialen vervuilen en/of vernielen worden de toegang tot het terrein ontzegd. Schade wordt op de veroorzaker verhaald.

Artikel 5: GDPR

Door deelname aan het evenement stemt elke deelnemer toe met foto’s en/of filmmateriaal waarin hij/zij voorkomt. Dit materiaal kan verwerkt worden in een reportage, fotoalbum, etc. Hierbij doet elke deelnemer afstand van zijn recht op privacy en geeft Retro Car Club VZW de toestemming om dit materiaal te gebruiken.

De organisatie heeft de toestemming om de naam van de gegevens van de deelnemer bij te houden om deze te informeren over opkomende evenementen en opportuniteiten.

Indien de deelnemer hier niet (meer) mee akkoord gaat, dient deze dit schriftelijk te melden in een e-mail naar info@retrocarclub.be