Wat destijds begon als een clubje onder vrienden is intussen uitgegroeid tot een grote dynamische club waar iedereen welkom is. Samen genieten van wagens in toffe sfeer is daarbij het doel, en dit door o.a. deel te nemen aan verschillende activiteiten. Bij dergelijke organisatie horen dan ook goede afspraken.

Ieder lid en zijn gezin verklaren zich bij de inschrijving van elk seizoen akkoord met het intern clubreglement en privacyverklaring. Door betaling van het vastgestelde lidgeld, verklaart men zich automatisch akkoord met het intern reglement en privacyverklaring, en is men officieel lid bij BEHVA.

INTERN CLUBREGLEMENT.

Indien men zich lid maakt van de club of inschrijft voor deelname aan een evenement is het aanvinken van de mogelijkheid, waarbij men zich uitdrukkelijk akkoord verklaart met dit clubreglement, een noodzakelijke voorwaarde om lid te kunnen worden of  zich in te schrijven voor het evenement. Op dat moment verklaar je hierbij de volgende voorschriften en reglementen te aanvaarden:

De jaarlijkse ledenbijdrage bedraagt € 75,- per persoon. Men is pas lid van de Retro Car Club na het betalen van het jaarlijks lidgeld. Het lidgeld of een deel daarvan wordt onder geen beding terug gestort. Het lidgeld kan enkel gestort worden op rekeningnummer BE71 9731 4763 7569.

Enkel leden van Retro Car Club en hun gezin kunnen deelnemen aan private evenementen. Het volstaat dat 1 gezinslid lid is van de club om met het volledige gezin te kunnen deelnemen aan private evenementen.

Beëindiging van het lidmaatschap gaat in wanneer het lid niet tijdig zijn bijdrage (lidgeld) vernieuwt. De “verwijltermijn” wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur.

Leden dienen adreswijzigingen, gewijzigde telefoonnummers en e-mailadressen, zo snel mogelijk te bezorgen aan het bestuur zodat we de leden kunnen blijven contacteren en informeren over onze activiteiten.

De inschrijving bij de Belgian Historic Vehicule Association (BEHVA) gebeurt op naam van het ingeschreven lid bij Retro Car Club.

De club maakt geen onderscheid tussen oldtimer (meer dan 30 jaar oud) of classic cars (meer dan 15 jaar oud). Elk voertuig moet reglementair zijn, zoals reglementaire nummerplaat, geldige verzekering en keuring.

Elk lid is persoonlijk verantwoordelijk voor de schade die hij zou kunnen veroorzaken tijdens de activiteiten van de club. De club is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en of schade aangericht door de leden.

Als deelnemer aan een rondrit verklaar ik hierbij de volgende voorschriften en reglementen te aanvaarden:

  1. Ik erken op de hoogte te zijn van het feit dat de verkeersregels geldend op de openbare weg onverminderd van toepassing blijven op dit evenement en me daaraan te houden. De organisatie behoudt zich het recht voor een deelnemer uit te sluiten indien hij zich niet aan de wegcode houdt.
  2. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement geldig in het verkeer is ingeschreven en beschikt over een conform kentekenbewijs.
  3. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement verzekerd is voor Burgerlijke Aansprakelijkheid bij een verzekeringsmaatschappij erkend in de Europese Gemeenschap en beschikt over een groene internationale motorrijtuigverzekeringskaart die geldig is op het moment van deelname aan een event. Ik ben er mij van bewust dat er een Europees aanrijdingsformulier in de wagen aanwezig moet zijn.
  4. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement beschikt over een autokeuringsbewijs (oldtimerkeuring of gewone keuring geldig op het moment van deelname aan een event.)
  5. Ik verklaar hierbij dat de wagen waarmee ik deelneem aan een evenement conform de wegcode is uitgerust met een gevarendriehoek, verbandskist, niet vervallen brandblusser en 2 reflecterende veiligheidsvestjes.
  6. Ik erken dat alcohol en drugs ten strengste verboden zijn.
  7. Ik erken en aanvaard dat de organisatoren van het evenement niet verantwoordelijk zijn voor gebeurlijke schade toegebracht aan wagens of schade toegebracht aan derden, noch voor verlies of diefstal.
  8. Ik erken en aanvaard dat de organisatoren van de omloop niet verantwoordelijk zijn voor verlies of diefstal van persoonlijke goederen of voorwerpen, ook niet indien deze voorwerpen zich in de geparkeerde wagens bevinden, of voor schade aan kledij, sierraden en/of uurwerken veroorzaakt tijdens en/of naar aanleiding van deelname aan het evenement.
  9. Ik erken en aanvaard dat de organisatoren van het evenement niet verantwoordelijk zijn voor gebeurlijke letsels en/of verwondingen.
  10. Ik erken en aanvaard dat stuurfouten en rijfouten of het niet opvolgen van de instructies niet verhaald kunnen worden op de verantwoordelijken of op de organisatoren van het evenement. Zij zijn dus ook niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele letsels en verwondingen.
  11. Ik erken en aanvaard dat personen die zich niet aan de veiligheidsvoorschriften houden van de omloop kunnen verwijderd worden.
  12. Ik zal aan het evenement deelnemen met voorzichtigheid en zal in geen geval een andere deelnemer, de organisatoren of zijn medewerkers aansprakelijk stellen voor die schade.
  13. Ik erken het reglement te kennen, goed te keuren en te zullen respecteren.

PRIVACYVERKLARING.

Algemeen

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. We houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Indien men zich lid maakt van de club of inschrijft voor deelname aan een evenement is het aanvinken van de mogelijkheid, waarbij men zich uitdrukkelijk akkoord verklaart met deze privacyverklaring, een noodzakelijke voorwaarde om lid te kunnen worden. Wanneer je jouw persoonsgegevens overmaakt aan Retro Car Club VZW, verklaar je je uitdrukkelijk akkoord dat deze zullen worden opgeslagen en verwerkt in de databanken van de club en er eventueel gebruik van kunnen maken, conform de hieronder opgenomen voorwaarden. Retro Car Club VZW is verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voorwerp

Om lid te worden van Retro Car Club of deel te nemen aan één van haar activiteiten ben je verplicht om volgende persoonsgegevens correct en volledig in te vullen en door te sturen:

  • jouw eigen familienaam en voornaam (geen bijnamen of aliassen)
  • je geboortedatum
  • je adres van jouw woonplaats
  • je e-mailadres
  • je gsm- of telefoonnummer
  • info van je wagen, meer bepaald merk, type en bouwjaar.

Jouw Persoonsgegevens worden nuttig gebruikt:

  • In geval aansluiting als lid: De leden database van de club
    • Steeds ingevuld:
      • Je naam en voornaam;
      • Je adres;
      • Je geboortedatum;
      • Je telefoonnummer;
      • Je e-mailadres;
      • Je BEHVA-aansluitingsnummer;
      • Datum van betaling van de ledenbijdrage.
  • In geval inschrijving voor een activiteit: De database inschrijvingen van het evenement
    • Steeds ingevuld:
      • Je naam en voornaam;
      • Je telefoonnummer;
      • Je e-mailadres;
      • info van de deelnemende wagen (merk, type en bouwjaar);
      • Datum van betaling van het inschrijvingsgeld.

Doel

De Persoonsgegevens die je aan Retro Car Club VZW meedeelt bij registratie of inschrijving, zullen door de club enkel worden verwerkt om:

  • Indien je hiertoe voorafgaand toestemming hebt gegeven bij aansluiting of inschrijving, je te informeren over allerhande nieuwe diensten van de club, onder andere door je periodiek nieuwsbrieven of andere berichten via e-mail of SMS-bericht toe te zenden die je zouden kunnen interesseren; de club verbindt er zich toe om de communicatie te beperken tot wat noodzakelijk is om je te informeren over haar diensten.
  • De gegevens die je aan ons geeft zullen wij enkel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hierboven beschreven doeleinden. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Als we gegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Daarbuiten geven we in geen enkel geval je Persoonsgegevens door aan derden, tenzij:

  • je daar zelf voorafgaand uitdrukkelijk toestemming voor geeft (bijvoorbeeld voor de aansluiting bij BEHVA); of
  • indien de club daartoe verplicht wordt door een gerechtelijke of administratieve instantie.

Bovendien kan je je op gelijk welk moment verzetten tegen de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door je uit te schrijven een e-mailbericht via het algemeen e-mailadres van club info@retrocarclub.be. Je hebt steeds het recht om jouw persoonsgegevens te raadplegen en deze indien nodig aan te passen. Het spreekt voor zich dat je ook steeds de mogelijkheid hebt om je registratie op te zeggen indien je dit wenst. Bijgevolg zal je dan niet langer elektronische nieuwsbrieven of mededelingen toegestuurd krijgen van Retro Car Club VZW.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij jou hierover direct contact met ons op te nemen via info@retrocarclub.be. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Bewaring van je Persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden door Retro Car Club VZW bewaard en in dit verband besteedt de club hieraan dezelfde zorg als aan de bewaring van haar eigen vertrouwelijke informatie. De club bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden. Jouw persoonsgegevens zijn niet toegankelijk voor niet-geautoriseerde derden en/of voor leden van de club die daartoe niet zijn geautoriseerd, waardoor door deze personen geen enkel gebruik van jouw persoonsgegevens kan worden gemaakt. Het aantal medewerkers van de club dat over toegang tot jouw persoonsgegevens beschikt, wordt bovendien tot een absoluut minimum beperkt. Bovendien zullen deze medewerkers enkel gebruik maken van jouw persoonsgegevens overeenkomstig de bovenvermelde doelstellingen. Op die manier beschikt het Departement over een strikt beveiligingsbeleid dat toelaat om een ongeoorloofde toegang tot en misbruik van jouw persoonsgegevens te vermijden.

Gebruik van cookies

Via cookies houdt de website informatie bij over bezoekers. Dit gebeurt om betrouwbare ​​statistieken te kunnen opmaken en om het ​​functioneren en de ​​reactiesnelheid van de website te verbeteren. Als je het gebruik van cookies uitschakelt in je browser, kan de website je geen correcte werking garanderen. Als je cookies wenst te blokkeren, kun je dat voor de door jou gebruikte browser doen.

Wijzigingen in het clubreglement en de privacyverklaring

De club behoudt zich het recht voor om van tijd tot tijd het clubreglement en de privacyverklaring aan te passen of bij te werken. In dit geval zal de club hiervan op de hoogte stellen door een duidelijk zichtbare kennisgeving op de website. Het is jouw verantwoordelijkheid om op regelmatige basis te controleren of je op de hoogte bent van de laatste versie van het clubreglement en de privacyverklaring. Indien je verder gebruikt van de diensten van de club na datum van een wijziging, gaat de club ervan uit dat je kennis hebt genomen van het gewijzigde reglement en de gewijzigde privacyverklaring en dat je uitdrukkelijk instemt met de bepalingen die erin zijn opgenomen.

Laatst gewijzigd op 30 maart 2021.